Az intézményi tagok jelentkezéséhez szükséges nyomtatványok:
- az egyesületi honlapon található intézményi nyilvántartási lap kitöltése;
- az intézmény alapító okirata vagy valamilyen más, a létét igazoló hivatalos okirat másolata;
- az intézmény képviselőjének (vezetőjének) kinevezési okmánya vagy bármely, őt igazoló okirat (pl. banki aláírási címpéldány)
- az igazolt képviselő által írt meghatalmazás az intézmény állandó egyesületi képviselője számára;
- felsőoktatási könyvtár esetében, ha a könyvtár vezetője hatalmaz meg egy egyesületi képviselőt, akkor még igazolni kell a könyvtár vezetőjének jogosultságát is: a felsőoktatási intézmény (igazolt) vezetője által a könyvtár vezetőjének kinevezését.