Személyes
 információmenedzsment 
tanfolyam
(4. rész)

(Frissítve: 2018. 11. 17.)

Összeállította:
Drótos László <mekdl@iif.hu>
Magyar Elektronikus Könyvtár



Az elektronikus levelezés menedzselése

"Az e-mail egy nagyon sikeres kudarc?" (A legnépszerűbb, de legproblémásabb internetes szolgáltatás.) Problémák: biztonság, hamisítás, levélszemét, dekódolási hibák, nem szabványos megoldások, fragmentáció. Megoldások: fejlett szerver és kliens (nyílt, szabványos), spam- és vírusvédelem, e-mail stratégia és szabályzat, alternatív megoldások (azonnali üzenetküldés, csevegés, hang- és videotelefonálás, képernyőmegosztás (Skype, Snapchat, WhatsApp, Viber, imo, Facebook Messenger, Telegram Messenger, Discord, Google Hangouts, Teamviewer, Join.me, Chrome Remote Desktop, VoIP), csoportmunka és projektmenedzser szoftverek, zárt fórumok, közösségi site-ok, blog és mikroblog).

Működés: postafiók (azonosító, jelszó), szerver+kliens (webes/saját), fejléc+törzs+melléklet, protokollok (SMTP, POP3/IMAP, MIME).

Szolgáltatóválasztás:

  • Intézményi vagy külső szolgáltató (ingyenes/fizetős)
  • POP3/IMAP és webmail, mobil hozzáférés is, átirányítási lehetőség
  • spamszűrés (felülbírálható/kikapcsolható) és vírusvédelem
  • nagy tárhely (legalább 100 megabyte) és óriásfájl-küldés

    Kliensválasztás:

  • webes kliens vagy/és saját kliens (ingyenes/fizetős)
  • több felhasználó (belépési jelszóval), több postafiók/személyiség/profil
  • levélválogatás a szerveren letöltés előtt, képek opcionális letöltése és megjelenítése
  • mellékletek levéltörzsben vagy/és külön fájlban
  • hierarchikus/részletes/szabványos címjegyzék adatbázis, címlisták, címek automatikus kigyűjtése
  • hierarchikus/virtuális/közös mappák, levelek több mappához rendelése/megduplázása
  • címkézés, megjelölés, nézet szűrése, levelek szűrése, automatikus szétválogatás , fontos levelek és teendők kiemelése
  • riasztás levélhez rendelése, események ütemezése
  • levélsablonok, körlevélfunkció, helyesírásellenőrzés
  • kódolás beállítás (ISO 8859-2, Unicode/UTF-8), HTML formázás (kikapcsolható)
  • nyugtakérés, automata válasz/továbbítás, aláírások/névjegy (VCF ) csatolása
  • részletes keresés (postafiókban/mappában/archívumban) , eredeti/válaszlevél megtalálása, szál/lista-nézet
  • newsgroup/RSS/chat/üzenetküldés (IM), levelezőlista (listserver) műveletek támogatása
  • titkosítás, naplózás, szinkronizálás, archiválás, ütemezett/egyedi biztonsági mentés
  • képek feltételes letöltése , spamszűrés, vírusellenőrzés, megjelölés szemétként

    Postafiókok kezelése:

  • több cím, több szolgáltatónál (munka, magán, listás, eldobható)
  • "távoli" hozzáférés (pl. mail2web.com , )
  • regisztrálás (captcha)
  • jelszóvédelem (jelszóválasztás, jelszóerősség, jelszógenerátor, jelszómenedzser, kétlépcsős azonosítás)
  • az e-mail címünk védelme (Bugmenot, MaskMe, kompromittálódott postafiókok ellenőrzése)
  • spam-elleni védekezés (spam.lap.hu)

    Elküldött levelek kezelése:

  • saját levelek mentése (BCC másolat magunknak, nyugtakérés)
  • levélírási szabályok (tárgy, "sima" szöveg, visszaidézés)
  • mellékletküldési szabályok (fájlnevek, nagy fájlok küldése, pl. Filemail )
  • címjegyzék karbantartása és mentése

    Fogadott levelek kezelése:

  • bejövő levelek mappájának karbantartása (címkézés, fontosság jelölése, levélszemét jelölése, szétválogatás)
  • levélmappák kialakítása (dátumok, feladók, témák, projektek)
  • tárhelygazdálkodás (méret szerinti rendezés), mellékletek kezelése (mentés/törlés), nyomtatás (fejléccel!), archiválás

    Levelezési problémák:

  • elérhetetlen szolgáltató (pl. login-delay)
  • rosszul működő webmail felület
  • elfelejtett azonosító vagy jelszó, véletlenül elmentett jelszó (Explorer , Firefox , Chrome )
  • olvashatatlan levél/melléklet (Quoted Printable , MIME/Base64 , HTML/acute , Winmaildat.com , B1 Online Archiver )
  • visszapattant levél, meg nem kapott/spam-nek minősített levél (spam-pontszám a fejlécben )