Tóth Andrea

Az elektronikus dokumentumszolgáltatásról

Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer biztosítja, hogy a felhasználók hozzáférjenek a magyar könyvtári rendszer egészéhez, annak bármely pontján. A teljes dokumentumállományhoz való hozzáférést többféle formában tehetik lehetővé a szolgáltató könyvtárak. Az eredeti dokumentum kölcsönzése, valamint az arról készült fénymásolat postai küldése mellett a rohamos technikai fejlődés következtében napjainkban már az elektronikus változat szolgáltatása is lehetségessé vált. A dokumentumszolgáltatás eme módja vitathatatlan előnyökkel rendelkezik, hiszen gyorsaságban felülmúlhatatlan - a kérő akár néhány órán belül hozzájuthat a kívánt dokumentumhoz -, pontos, kényelmes, költséghatékony - ugyanis nem jár posta-, papír- és festékköltséggel -, és az a dokumentum, amelyet egyszer már digitalizáltak, megmarad, megőrizhető a könyvtárban, s ha újra kérik, újabb digitalizálási munka nélkül szolgáltatható, ismét jó minőségben. Az említett, óriási előnyök tehát érdemessé teszik a dokumentumszolgáltatásnak ezt a formáját arra, hogy a mindennapi gyakorlat részévé váljon, és ne csupán sürgős esetekben alkalmazzák. Természetesen azonban bizonyos feltételek mellett, ésszerű szempontok figyelembevételével célszerű ezt a formát választani.

Az elektronikus dokumentumszolgáltatás hatékony működéséhez különféle feltételek teljesülése szükséges mind a szolgáltató, mind pedig a fogadói oldalon. A megfelelő technikai eszközök, a szükséges programokkal ellátott számítógép, az internet-hozzáférés mellett a küldő könyvtárban nélkülözhetetlen a megfelelő minőségű szkenner, valamint az elektronikus dokumentumküldő szoftver beszerzése, a fogadó könyvtárban pedig ajánlatos az elektronikus dokumentumküldő szoftvernek legalább a fogadó részét beszerezni, vagy legalábbis megfelelő tárhelyű e-mail postafiókkal rendelkezni. Az elektronikus dokumentumküldés mindennapos használatához természetesen a megfelelő technikai eszközök , az együttműködő könyvtárak közötti technikai kompatibilitás mellett némi informatikai jártasságra, számítástechnikai és szerzői jogi ismeretekre is szüksége van az ezzel foglalkozó könyvtárosnak.

A kérő könyvtárnak jeleznie kell a kérése elküldésekor, hogy kívánja-e elektronikus formában megkapni a dokumentumot, ha arra mód van. Különféle okok miatt ugyanis nem lehet minden dokumentumot digitalizálni. Többek között nem lehet szkennelni a túl szoros, feszes kötésű dokumentumokat, mert a nehezen hozzáférhető részek lemaradnak. Ilyen esetben fénymásolat készítésével érdemes megpróbálkozni. Nem mindegy az sem, hogy milyen szkennerrel (A3, A4) rendelkezik a szolgáltató könyvtár, ezt is figyelembe kell venni, hiszen például napilapról A4-es szkennerrel nem lehet elektronikus másolatot készíteni, az A3-as szkenner pedig nem olyan gyakori még a könyvtáraknál. Ebben az esetben is van lehetőség a napilapról elektronikus másolatot küldeni, de oly módon, hogy azt először kicsinyítve lefénymásolják, majd a xeroxot szkennelik. A dokumentum mérete, vastagsága, súlya is befolyásolja a digitalizálási lehetőségeket. Vannak azonban olyan dokumentumok is, amelyek állományvédelmi okok miatt nem szkennelhetők. Ezek azok, amelyek esetében a digitalizálás károsítaná a dokumentumot (főként régi anyagok, amelyek szkenneléskor esetleg szétesnek, törékeny papírból készült nyomtatványok stb.). A digitalizálást ugyanis csakis az állományvédelmi előírások betartásával lehet végezni. Ugyanakkor az is előfordulhat, hogy a szolgáltató könyvtárban állományvédelmi okok miatt fénymásolat nem készíthető a régi és nagy méretű dokumentumokról, digitális másolat azonban igen. Nagyobb terjedelmű dokumentum teljes digitalizálása szintén nehézségekbe ütközhet, hiszen a szkennelés külön munkaerőt igényel, amelyet a könyvtárak ma nem igen tudnak biztosítani. A digitális változat küldésének tehát mindenképpen a szolgáltató könyvtár helyi állományvédelmi szabályzatának megfelelően, valamint munkaerő kapacitásának, tárgyi feltételeinek figyelembevételével kell történnie. A kérőnek mindenképpen jeleznie kell, hogy tudja-e fogadni az elektronikus dokumentumot, amennyiben annak elküldését semmilyen tényező nem gátolja.

A következő dokumentumtípusokat célszerű ilyen módon kérni: folyóiratcikkeket, rövidebb tanulmányokat, folyóiratok tartalomjegyzékét, lexikon-szócikkeket, kézikönyvek egyes fejezeteit, könyvek tartalomjegyzékét, könyvrészleteket, egy-egy verset, diákoknak szóló tananyagok részleteit, oktatási segédletek, fontos felsőoktatási jegyzetek, vizsgaanyagok egyes részeit, szemléltető ábrákat, képeket. Az említett dokumentumfajtákat körülbelül 30-40 oldal terjedelemig célszerű elektronikus formában kérni, figyelembe véve a szolgáltató könyvtár munkaerő kapacitását. (Hosszabb terjedelmű anyag küldése esetleg több részletben lehetséges.)

Ahhoz, hogy a kérő könyvtár tudja fogadni az elektronikus dokumentumot, legalábbis elegendő tárhelyű elektronikus postafiókkal kell rendelkeznie, ahová e-mailben, csatolt fájlként megkaphatja a kért digitális dokumentumot, vagy még inkább egy elektronikus dokumentumtovábbító rendszer fogadóállomásával kell bírnia. Utóbbi esetben, tehát ha a kérő könyvtár rendelkezik az elektronikus dokumentumtovábbító szoftvernek legalább a fogadóoldalával, IP-címén elméletileg korlátlan terjedelmű elektronikus dokumentumot képes fogadni. Ehhez azonban folyamatosan bekapcsolva kell lennie a fogadó gépnek (tehát a számítógépnek mindig nyitva kell lennie, erről azonban még gyakran megfeledkeznek). A kérő könyvtár részéről érdemes visszajelzést küldeni a szolgáltatónak a dokumentum célba éréséről.

Az így kapott elektronikus dokumentum felhasználhatóságát a szerzői jogi törvény szabályozza. Ez jogi lehetőséget biztosít arra, hogy a könyvtár saját állományából digitalizált dokumentumaihoz tudományos kutatási vagy egyéni tanulási céllal a felhasználók biztonságos műszaki megoldásokkal ellátott, e célra rendelt hálózaton keresztül hozzájussanak más könyvtárakban is. A felhasználók ezeket az elektronikus dokumentumokat a könyvtárban számítógépen megjelenítve olvashatják, kijegyzetelhetik, de nem módosíthatják, nem küldhetik tovább, és nem másolhatják le. A kérő könyvtár a kapott elektronikus dokumentumot nem továbbíthatja a kérő olvasó e-mail címére, mert így nem biztosítható a legális felhasználás. A fent leírt ún. szabad felhasználás esete nem szolgálhatja jövedelemszerzés célját. Arra, hogy a felhasználó a kért elektronikus dokumentumot kinyomtassa, akkor van mód, ha a használó engedélyt kér a szerzőtől vagy jogutódjától, és megfizeti a szerzői jogdíjat.

A szabad felhasználás körébe tartozó esetben - tehát amikor a használó a könyvtárban a képernyőn megjelenítve, csak helyben olvasható formában jut hozzá a kívánt dokumentumhoz - másolat nem készül, a digitális dokumentum a könyvtárban marad, Ez a szolgáltatás ingyenes, a könyvtár nem kérhet érte térítési díjat az olvasótól. Az elektronikus dokumentumot ki lehet nyomtatni, de ez már nem a szabad felhasználás körébe tartozik, ezért; lehet már pénzt kérni, de ebben a díjban benne kell, hogy legyen a reprográfiai díj is, az árban viszont nem lehet profitelem, hiszen könyvtári - nonprofit - tevékenységről van szó.

Természetesen a felhasználónak tisztában kell lennie a fentiekkel, azzal, hogy csak a könyvtárban a számítógép képernyőjén olvashatja el, illetve onnan jegyzetelheti ki a kért dokumentumot. Amennyiben ez a kérőnek nem felel meg, akkor a könyvtárosnak a dokumentum-ellátás más formáját kell választania.